「スライドを作って」とAIへ頼んだのに、きれいな見出しが並ぶだけで何を伝えたいか分からない。そんなときは、完成した画面の見栄えより先に、説明の順番を決めると改善しやすくなります。
この記事では、地域の会合や小さな仕事の説明を想定し、五枚の構成案と発表メモを作る流れを紹介します。五枚は練習用の目安で、どんな発表も五枚へ固定するという意味ではありません。AIは骨組みの相談役にし、事実や最終資料は人が確認します。
最近のAI資料作成でも「構成の確認」が大切
Googleは2026年10月、Gemini Notebookでスライドなどを生成する前に、構成案を確認してフィードバックする流れを案内しました。最初の指示から完成物まで一気に進めるだけでなく、途中の計画を見る考え方です。使える機能や提供状況は、アカウントの画面でも確認してください。
同じ考え方は、文章で相談するAIとPowerPointなどを組み合わせる場合にも使えます。画像やファイルを自動生成できなくても、話の流れ、各ページの役割、説明の抜けを先に検討できます。ここでは特定の有料機能や出力形式を必須にしません。
完成した見た目から直し始めると、一枚を消すたびにレイアウトまでやり直しがちです。まず文字だけで順番を決めれば、「この説明は不要」「根拠が足りない」といった判断に集中できます。構成案の段階で止めて確認することが、今回の作業の中心です。
最初に決めるのは、聞き手の次の行動
発表の目的を「テーマを説明する」だけにしないで、「聞いた人に何を決めてほしいか」まで書きます。たとえば地域の会合なら、活動を知ってもらうのか、参加を申し込んでもらうのか、担当を決めてもらうのかで必要な内容が変わります。
次に聞き手、持ち時間、すでに知っていることを整理します。初心者向けなら用語の説明が必要ですし、経験者への進捗報告なら基本説明を短くできます。「五分」「専門語を知らない人」「最後に参加の可否を確認したい」のように具体化します。
資料の根拠も用意します。決まった日時、場所、費用、人数などを別にまとめ、未定のものは未定と書きます。AIが空欄を勝手に埋めないよう、事実と相談中の案を分けることが大切です。個人名や未公開資料を入力する場合は、利用ルールを先に確認します。
関連する確認手順は、ChatGPTにPDFを読み込ませて要約する方法｜50代初心者でも簡単も参考になります。
架空の説明を五枚へ分ける
次は「地域の清掃活動への参加案内」という架空の構成例です。実際の活動報告やAIの実行結果ではありません。一枚目は「何をお願いしたいか」。結論を先に示し、聞き手が何の説明か分かるようにします。
二枚目は「なぜ行うか」。現状と目的を、確認できた事実だけで説明します。三枚目は「具体的に何をするか」。場所、流れ、持ち物などの決定事項をまとめます。四枚目は「参加前の疑問」。雨天時の扱いや負担などを説明します。五枚目は「次の行動」。申込方法と期限、問い合わせ先を示します。
この構成なら、二枚目の背景説明ばかりが長くなり、最後の申込方法を伝え損ねる失敗を見つけやすくなります。数字が未確定なら、架空の人数や参加率を補いません。「要確認」として構成案に残し、発表前に担当者が確定します。
| 枚数 | 役割 | 確認したいこと |
|---|---|---|
| 1 | 結論・お願い | 聞き手の次の行動は何か |
| 2 | 背景 | 根拠のある事実か |
| 3 | 活動の内容 | 日時・場所・持ち物があるか |
| 4 | 疑問への回答 | 未定の条件を補っていないか |
| 5 | 次の行動 | 申込方法と期限が分かるか |
AIには完成資料ではなく一覧を頼む
依頼例：「初心者向けの五分の説明です。目的は参加方法を理解してもらうこと。次の確定情報だけを使い、五枚の構成案を作ってください。各枚について、見出し、伝える結論、必要な根拠、話す補足を示してください。未定の日時や人数は推測せず、確認事項として分けてください。」
自分の題材と情報を続けて入れます。回答が長すぎたら「一枚につき伝える結論は一つにしてください」と絞ります。逆に、申込方法がないなどの抜けがあれば、その項目を含めて並べ直すよう依頼します。
AIが出した見出しを全部採用する必要はありません。「背景」「課題」「解決策」という抽象的な言葉だけなら、聞き手が知りたい問いへ直します。「何を持って行く？」「いつまでに申し込む？」など、口頭で聞かれそうな質問にすると内容を選びやすくなります。
各枚の役割が重なっていないかを見る
構成案を紙や画面で並べ、同じ説明が二枚に分かれていないかを見ます。「目的」と「メリット」の両方に同じ内容があるなら、一つへまとめられる場合があります。反対に、一枚に目的、手順、費用が詰まっているなら、役割を分けます。
順番を確かめるときは、見出しだけを続けて読みます。その並びだけで話の流れが伝わらない場合、つなぎが不足しているかもしれません。聞き手が知らない用語が先に出ていないか、結論の前に細かい説明が長く続いていないかも見直します。
表や写真は、役割が決まってから選びます。持ち物なら実物の写真、申込手順なら操作の流れなど、前後の説明を補うものにします。五枚を埋めるためだけの飾り画像や、内容と関係のない人物写真を足す必要はありません。
スライドの文字と発表メモを分ける
スライドには、見ながら聞ける短い結論や必要な数値を置きます。発表メモには、口頭で補う理由、具体例、次のページへのつなぎを書きます。同じ長文を両方へ貼ると、聞き手も発表者も読むことに追われがちです。
発表メモの依頼例は「三枚目について、スライドの文を読み上げるだけにならない補足を短く提案してください。提示した事実以外は追加しないでください」です。提案された具体例も、実際の活動と合うものだけを使います。実施していない成果を過去形で話さないようにしましょう。
五枚の時間配分を調整する例
練習の五分枠なら、導入と最後の案内を短めにし、具体的な内容とよくある疑問へ多めに時間を残す配分から考えられます。各枚を同じ長さにする必要はありません。たとえば申込方法が複雑なら、最後の説明へ時間を移し、背景を短くします。これは時間配分の考え方で、実測した発表結果ではありません。時計で測った時間をメモへ書き、重要な内容を省かずに収まる順番へ調整してください。
併せて読むなら、ChatGPT・Gemini・Claudeに入力する前に確認したい情報管理と設定も参考になります。
最後は声に出して持ち時間を測る
構成とメモができたら、声に出して一通り説明します。AIが「五分用」と書いたことは、実際に五分で話せる証明ではありません。自分の話す速さで測り、超えた場合は文字を小さくするのではなく、説明の優先順位を見直します。
確認は、①目的が最初に分かる、②各枚に一つの役割がある、③事実の根拠がある、④未定を決定としていない、⑤最後に次の行動がある、の五つです。資料を配る場合は、発表者の説明がなくても連絡先や期限が読み取れるかも見ます。
AIへ任せるのは、説明の順番を相談し、抜けを見つけるところから始められます。完成資料を急ぐ前に骨組みを確認すると、発表の目的と聞き手に合う内容へ整えやすくなります。
参考にした公式情報
公式情報確認日：2026年10月30日。画面内の図や機器画像は説明用のビジュアルで、実際の設定画面の記録ではありません。
